Arbetsformer och årscykel för Kodcentrums valberedning

Valberedningspolicy

Kodcentrums valberedning väljs av årsmötet i april varje år. Valberedningen ska enligt stadgarna bestå av minst två ledamöter. Valberedningen väljer inom sig en sammankallande. Valberedningen har goda kunskaper om Kodcentrums verksamhet och ett brett nätverk inom områden som är viktiga för Kodcentrums verksamhet.

Om valberedningens uppdrag

Alla valberedningens ledamöter bör skaffa sig sådan kännedom om uppdragen inom organisationen att de inför årsmötet kan motivera sitt förslag till de olika uppdragen.

Dokument som valberedningen bör ha kännedom om och utgå ifrån i sitt uppdrag:

• Kodcentrums stadgar

• Kodcentrums strategidokument

• Rutiner för styrelsens interna arbete med arbetsgrupper

• Rutiner för utdrag ur belastningsregistret

• Arbetsordning för Kodcentrums styrelse

• Valberedningspolicy

Om valberedning i kodcentrums stadgar §6

Mom 1: Till valberedning väljs minst två ledamöter. Valberedningen väljer inom sig en sammankallande.

Mom 2: Valberedningens funktion är att förbereda valen på årsmötet och dess uppgift är att

• utlysa möjligheten att kandidera till förtroendeuppdrag för Kodcentrum

• ta emot nomineringar och klargöra vilka av de nominerade som kandiderar

• intervjua kandidater

• lägga ett förslag på ordförande, vice ordförande, styrelse, valberedning och revisorer senast en vecka innan årsmötets öppnande.

Valberedningens arbetsformer

• Att arbeta för organisationens bästa – Valberedningen ska tänka strategiskt och långsiktigt kring organisationens ledning. För detta krävs att valberedningen arbetar systematiskt med kartläggning av sammansättning, utmaningar, styrkor och behov i sittande styrelse. Utifrån detta tar sedan valberedningen fram kravprofil till varje valbar post inom ramen för valberedningens ansvarsområde och utgår ifrån denna i sitt arbete.

• Mångfald/bredd – Valberedningen ska i sin beredning av valen verka för att sammansättningen av styrelsen präglas av en bredd gällande erfarenheter, bakgrund och representation. Styrelsen ska representera olika typer av medlemmar, samt ha kunskap om områden såsom PR/kommunikation, skola, organisation och ledning, digitalt skapande, volontärer och engagerade medlemmar, samt företagande och ha en jämn könsfördelning på 40/60.

• Proaktiv/uppsökande – Även om valberedningen fått uppdrag av årsmötet att bereda valen ankommer det på varje medlem att lämna förslag på kandidater. Kommittén ska aktivt kontakta medlemmar och andra intressenter, samt uppmana dem att bidra i arbetet.

• Sekretess/jäv – de som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap i förtroende fått kännedom om

• Transparens/öppenhet – arbetet ska präglas av öppenhet och insyn, genom att valberedningen ska kunna redogöra för sitt tillvägagångsätt och arbetsprocessens gång, men också av att valberedningens interna överläggningar och bedömningar ska vara förtroliga.

Årscykel för Valberedningens arbete

(tiderna nedan är cirkatider beroende på hur olika möten etc förläggs)

År 1

April

• Årsmöte

Maj - Aug (senast)

• Upptaktsmöte med ledamöterna i valberedningen

Sept-okt

• Avstämningsmöte med ordförande och GS

• Vart är Kodcentrum på väg?

• Övriga behov

15 januari

• Mejl till Styrelsen om intresse för fortsatt mandat

1 februari

• Sista dag för svar från styrelsens ledamöter

1-15 februari

• Möte för valberedningen

• Intervjuer med befintlig styrelse

• Sätta kravprofil på ledamöter och ordförande

• Identifiera relevanta namn att ”pinpointa” (Kan vara egna kontakter samt tips från styrelse)

• Formulera information till medlemmar om möjlighet till nominering

  • 4 veckor innan årsmöte: Nomineringsstopp till Valberedningen

  • 2 veckor innan årsmöte: Deadline för handlingar till kansliet

  • 1 vecka innan årsmöte: Möteshandlingar går ut (inkl. valberedningens förslag)

År 2

April 

• Årsmöte